Roostermaken bij een school is plannen 2.0

28 september 2020  |  Zuid-Oost

Regelmatig krijgen wij bij IW Zuid-Oost, vanuit zowel studenten als leerbedrijven, vragen over de roosters van het ROC. In veel gevallen zijn dit niet de meest positief geformuleerde vragen. Deze onduidelijkheid (en in sommige gevallen ontevredenheid) was voor Frank Theeuwen aanleiding om in gesprek te gaan met een roostermaker bij een ROC en te ontdekken waarom het roosteren binnen een ROC zo moeilijk is.

Neem me eens mee in het proces van het maken van een rooster; waar loop je zoal tegenaan?

“We beginnen in november al met de voorbereidingen voor het rooster van het schooljaar dat daarop volgt. Er moeten databases klaargezet worden, waarin een aantal zaken vastgelegd worden. Denk hierbij aan lokalen, welke vakken, welke klassen. In de basis zijn dat vaste gegevens die gedurende het jaar niet veranderen.
In februari wordt het Curriculum (programma) beoordeeld. Zijn er bijvoorbeeld wijzigingen die eventueel consequenties hebben voor het rooster? Het resultaat is een jaarplanning. De gesprekken met alle docenten vinden dan plaats zodat er een juiste werkverdeling ontstaat. In die periode melden de nieuwe leerlingen zich aan en wordt steeds duidelijker hoe groot de klassen zullen worden en welke consequenties dat heeft voor de werkverdeling. Op basis van die werkverdeling ontstaan lessentabellen en worden docenten gekoppeld. Dat hele proces is in mei klaar.
Dan begint de daadwerkelijke uitdaging pas. Er blijven nog steeds aanmeldingen binnenkomen (zelfs tot in september) en dat heeft consequenties voor heel veel zaken die aan elkaar vasthangen. Denk hierbij aan meerdere teams met docenten verdeeld over meerdere gebouwen in meerdere opleidingen met nog meer lokalen en nog veel meer vakken. Daarbij is de beschikbaarheid van personeel de grootste uitdaging en een verandering in personeel is funest voor de stabiliteit van het rooster. Dat maakt ook dat pas na de zomervakantie pas echt duidelijk wordt of de roosters die bedacht zijn ook uitvoerbaar zijn”.

Is het geen ondankbaar werk?

“Ja en nee.
Vergelijk roostermaken met een sterrenkok die een gerecht moet maken waar veel eisen aan gesteld wordt. Dat gerecht moet er steeds hetzelfde uitzien en hetzelfde smaken, maar de ingrediënten veranderen steeds van kwaliteit en soort. Dat is voor een kok een schier onmogelijke taak en het is dan ook moeilijk om alle gasten tevreden te stellen. De uitdaging en de voldoening voor de roostermaker zit hem erin dat je door je creativiteit in te zetten toch een rooster kan realiseren, waarin iedereen op het juiste moment op de juiste plek zit zonder dat de omgeving daar te veel last van heeft”.

Welke effect heeft de coronapandemie op het rooster?

“We gaan meer en meer digitale lessen verzorgen. Op zich is dat makkelijker omdat de factor “lokaal” verdwijnt. De uitdaging hierbij is dat iedereen ook weet wanneer hij/zij achter het scherm moet zitten. Hoe dan ook zorgt de pandemie voor een erg chaotische opstart van het schooljaar, waardoor de roosters dit jaar later zijn dan andere jaren”.

Hoe zou jij je baan idealiter willen invullen?

“Ideaal zou het voor mij zijn wanneer er rust in het rooster zit. Daarmee bedoel ik niet ‘rust in mijn werk’, maar rust voor de betrokkenen in het rooster. Daarvoor moeten roosters goed doordacht zijn, zodat er duidelijkheid ontstaat. Des te beter de voorbereiding en des te beter we de gemaakte afspraken kunnen vasthouden, des te meer rust er in het rooster komt”.

Met dit interview hopen we een inkijkje te geven in de kunst van het roosteren. Los van onvoorziene externe factoren is dit altijd al een enorme puzzel. Laat staan wanneer een virus de totale samenleving in haar greep houdt. Uiteraard doen we er, samen met o.a. de roostermakers, alles aan om het voor iedereen zo goed mogelijk te organiseren. We rekenen op jullie begrip hiervoor ?

Dé opleider in de
Elektro- en Installatietechniek
Webstation webdesignWordpress Development